V dnešnej dobe open space kancelárie nie sú už ničím zriedkavým. Zamestnávatelia tvrdia, že im to šetrí financie, majú lepšiu kontrolu a prehľad o tom, čo robia ich zamestnanci, lepší prístup k nim a vraj aj efektivita práce je zvýšená. Zamestnanci si to však nemyslia. Často sa sťažujú na nadmerný hluk, neschopnosť sa sústrediť, problémy s aromatickým obedom kolegu, atď… Okrem toho, podľa posledných výskumov sa produktivita zamestnancov v dôsledku open space znižuje… Ako to vidíte vy? Ako môžu takéto pracovné podmienky negatívne vplývať na ľudskú psychiku?
Takéto otázky a viaceré iné som k tejto téme dostala od redaktorky časopisu Slovenka-zdravie rodiny Alexandry Okálovej. Ak by vás zaujímalo finálne spracovanie článku, kliknite sem.
Open space vznikol ako nápad v USA v 20. storočí. Jeho cieľom bolo skracovanie fáz vo výrobnom procese, kedy sa výrobky prenášali z jedného pracoviska k druhému, aby sa tak mohlo prejsť k ďalšiemu kroku výroby. Išlo teda prioritne o zavedenie plynulého toku práce vo výrobnom procese. Neskôr sa tento trend presunul od výrobného pásu aj do kancelárií, kde sa pracuje na rôznych úlohách, na ktorých spolupracuje väčšie množstvo ľudí. Cieľom bolo zvýšiť produktivitu práce zabezpečením pružnejšej komunikácie a teda podať vyšší výkon za rovnaký čas. Zamestnávatelia sa na open space pozerajú ako na účinný nástroj pre racionalizáciu nákladov vo vzťahu k prenájmu kancelárskych priestorov, ich údržbe a vybaveniu. Open space sa jednoduchšie prispôsobuje organizačným zmenám vo firmách a reaguje tak na aktuálne potreby organizácie práce. Často sa považuje aj za jednoduchšie riešenie vo vzťahu k zamestnávaniu osôb so špeciálnymi zdravotnými potrebami vo vzťahu k organizácii pracoviska.
Nevýhodami, ktoré však open space prináša je vyššia psychická záťaž súvisiaca s udržaním si pozornosti pri práci, sústredenosti sa na vykonávanú úlohu a naplnenie potreby istého pracovného súkromia. Open space síce ponúka možnosť vyššej kontroly zo strany nadriadených, lepší prehľad o pracovnom výkone a dianí v tíme, no často krát prekračuje hranice súkromia a to tak vo vzťahu k spôsobu vykonávania práce, či obyčajného osobného prežívania pracovnej doby. Z hľadiska tímovej spolupráce môže open space – v prípade, ak nie sú stanovené jasné pravidlá komunikácie – byť aj priestorom vzniku konfliktov a nedorozumení medzi pracovníkmi. Nadmerné množstvo ľudí, nejasná organizácia práce a komunikácie môže vyvolávať stres a zvyšovať napätie, ktoré sa môže odrážať na produktivite práce a na kvalite vzťahov v tíme. Niektoré výskumy dokonca poukazujú na to, že klasická kancelária oproti open space zvyšuje spokojnosť zamestnancov v priemere o 32% a produktivitu o 15%.
Stáva sa tiež, že prežívanie stresu v časti tímu môže negatívne pôsobiť na časť tímu, ktorá v časovom tlaku nie je. Narážam tým na fakt, že stresové reakcie „sú nákazlivé“, čo môže zhoršovať pracovnú atmosféru. Ďalšími významnými stresormi sú zvýšený hluk, ktorý produkuje množstvo používaných technológií a zariadení, telefonické hovory, ďalej nemožnosť naplniť individuálne mikroklimatické podmienky, keďže v priestore je spoločné ovládanie vzduchotechniky a klimatizácie. Niektorým môže prekážať málo osobného priestoru, či minimálna možnosť úpravy pracovného miesta podľa vlastných potrieb. Ja vidím tieto faktory ako limitujúce kreativitu a osobnú spokojnosť v práci. Potrebu súkromia v práci a istú mieru pracovnej aj priestorovej slobody vnímam ako dôležité pre prežívanie „domova“ v práci, kde trávime ako ľudia tejto doby, väčšinu svojho dňa.
Špeciálne introverti môžu v takomto prostredí veľmi trpieť… Môžu vznikať napríklad aj rôzne paranoje z toho, že vás niekto neustále sleduje?
Určite je prežívanie organizácie práce prostredníctvom open space vo významnom vzťahu k temperamentu jednotlivých zamestnancov. Otvorenejší a extrovertnejší pracovníci budú spomínanú záťaž z open space prežívať ľahšie než tí, ktorí sú introvertnejší a ich potreby a životný štýl je menej kompatibilný s podmienkami v open space kanceláriách. Nemyslím si však, že by open space bol významným faktorom pre vznik paranoidného myslenia či správania. Možno nám naopak open space môže poukázať na naše tendencie premýšľania o druhých a môže nám paradoxne pomôcť, ak si ho uvedomíme a začneme na sebe pracovať.
Niektorí zamestnávatelia dokonca zakazujú pracovníkom používať sociálne siete, pretože ich to vyrušuje pri práci. Niektorí zamestnanci však môžu namietať, že používajú tieto siete aj pracovne a je to prínos, pokiaľ nechcú neustále telefonovať a rušiť tak kolegov…
Sociálne siete a ich používanie v práci je vecou sebadisciplíny a pravidiel organizácie práce. Niektorí zamestnanci požadujú používanie sociálnych sietí počas prestávok ako príjemný relax, iní zase nemajú mieru a svoj pracovný čas trávia na sociálnych sieťach. Potom svoje pracovné úlohy vykonávajú v časovom strese, či po termínoch, čo významne ovplyvňuje aj ich spolupracovníkov. V takom prípade, z hľadiska zamestnávateľa, rozumiem, že sociálne siete sú počas pracovnej doby blokované. Inou vecou je používanie sociálnych sietí, alebo skôr rôznych aplikácií na komunikáciu pracovného obsahu. Tu je opäť dôležitá sebadisciplína, kedy si každý uvedomujeme, že v práci sme pre plnenie svojich pracovných povinností a naša komunikácia má smerovať prevažne k týmto obsahom. Myslím, že nie je jednoznačná odpoveď na vašu otázku – sociálne siete áno alebo nie – skôr je to o sebareflexii každého z nás, aby sme si uvedomili na čo chceme a máme využiť čas, ktorý práve prežívame.
Ak už človek predsa je nútený pracovať v open space priestore, ako môže eliminovať tieto negatívne vplyvy? Sú slúchadlá s hudbou správnym riešením? Neexistujú nejaké psychologické ,,triky“, ktoré môže človek použiť? Nejaké cvičenia na koncentráciu napr…
Ak sme na pracovisku, ktoré je organizované ako open space, potom je na nás, aby sme si čím skôr uvedomili, čo nás vyrušuje, či zaťažuje a čo potrebujeme. Následne je našou úlohou, aby sme aktívne prijali opatrenia na elimináciu týchto rušivých vplyvov a tým si urobili naše pracovné prostredie vyhovujúcejšie. Svoje pracovné miesto by sme si mali prispôsobiť vlastným potrebám v čo najvyššej miere, aby sme sa v ňom mohli naplno „zabývať“. Niektorí si prinášajú na stôl fotky rodiny a detí, iní obľúbený hrnček alebo nejaké predmety, či slogany, ktoré ich motivujú. Ak zamestnanci používajú slúchadlá s hudbou, mali by dbať na jej hlasitosť, aby tak nevyrušovali ostatných kolegov. Vzhľadom na to, že v open space je vyššie riziko prenosu infekčných ochorení, je dôležité, aby sme dbali na hygienu pracovného miesta i tú osobnú – to zvlášť vtedy, ak na nás „niečo lezie“. Vtedy je lepšie pár dní zostať domácom prostredí na preliečení, či vziať si home office, než chodiť do práce a nakaziť svojich kolegov. Počas prestávok na obed by sme mali zvažovať, čo budeme jesť na pracovnom mieste a čo radšej v kuchynke, či jedálni, aby sme kolegov neobťažovali rôznymi vôňami a pachmi. Rovnako tak je tomu aj s vonnými sviečkami, či dokonca s parfumom a deodorantmi. Open space od pracovníkov vyžaduje, aby dbali viac na to, čo sa okolo nich deje, viac vnímali potreby ostatných naokolo a hľadali spôsoby, ako príjemne prežiť spoločný pracovný čas.
Okrem užitočných opatrení pre zamestnancov sú však dôležité aj opatrenia z strany zamestnávateľa. Ide hlavne o možnosť vziať si sick day, či home office v čase, keď je zamestnanec zdravotne indisponovaný a to nielen fyzicky, ale aj psychicky. Ďalej je veľmi dôležité, aby zamestnávatelia jasne stanovili pravidlá komunikácie v open office a to hlavne vo vzťahu k potrebe ticha a sústredenia. Napríklad porady a akékoľvek pracovné rozhovory by mali prebiehať mimo open space v na to určených priestoroch. Pre telefonovanie je užitočné určiť si miestnosť, kde je možné telefonáty vybaviť. Pracovné miesto by malo zabezpečovať dostatočný osobný priestor, vizuálne a akustické súkromie i komfort. Dôležité je, aby boli aspoň nejaké predeľovacie steny medzi pracovníkmi, ktoré budú vymedzovať osobný pracovný priestor. Kľúčovým je, aby pracovník mohol včas vidieť prichádzajúcich návštevníkov, kolegov, či vedúceho pracovníka. Open space usporiadanie totiž nie je primárne vytvorené pre kontrolu podriadených, ale pre zvyšovanie kooperácie v tíme.
Originál článku publikovaný v časopise Slovenka – zdravie rodiny nájdete tu: SlovZdravieRodiny_Open_space_09_2015
Ak vás článok oslovil a potrebovali by ste sa akýmkoľvek spôsobom pomôcť alebo vás témy oslovila, napíšte nám (info@ctar.sk).
Autorka: Denisa Zlevská
Je psychologička, koučka a konzultantka HR procesov zaoberajúca sa medziľudskými vzťahmi a osobnostným rozvojom. Poskytuje individuálny a tímový koučing i supervíziu. Je zakladateľkou a riaditeľkou Centra pre tréning a rozvoj, ktorého cieľom je pomáhať rozvíjať vnútorný potenciál človeka, umožniť mu realizovať dôležité zmeny a prežívať život naplno v harmónii so sebou i vo vzťahoch.